Quy trình làm việc là gì?

Lợi ích của việc xây dựng quy trình làm việc, chuẩn hóa bộ quy trình làm việc

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin

Post Length: 5 mins
5/5
Level: High-level
5/5
Featured-Quy trình làm việc là gì Lợi ích của việc xây dựng quy trình làm việc, chuẩn hóa bộ quy trình làm việc- tư vấn thương hiệu và hiệu suất Branding Simple tư vấn đào tạo và huấn luyện doanh nghiệp

Nguồn ảnh: Pexels

Table of Contents

Quy trình làm việc là gì? Doanh nghiệp có thể có được những lợi ích gì từ việc xây dựng quy trình làm việc, chuẩn hóa bộ quy trình làm việc? Cùng tìm hiểu rõ hơn về quy trình làm việc trong bài viết sau đây nhé!

1. Quy trình làm việc là gì?

Quy trình làm việc là cách thức thực hiện công việc theo một tuần tự có sẵn nhằm biến đổi các yếu tố đầu vào thành các kết quả đầu ra kì vọng. Quy trình làm việc giúp cho người thực hiện công việc xác định được các bước thực hiện, kì vọng về kết quả cũng như các giai đoạn, các phòng ban liên quan. Quy trình làm việc giúp cho các thành viên hiểu được tầm quan trọng của việc phối hợp, ăn khớp với nhau theo đúng trình tự để tạo ra giá trị cho doanh nghiệp.

choose us as Partner

Nói một cách nôm na, quy trình làm việc là một bộ tiêu chuẩn các bước hành động mà bạn thực hiện để đạt được một kết quả nhất định.

Ví dụ về quy trình:

– Quy trình cắt tóc: Khách hàng bước vào quán là yếu tố đầu vào. Khi thực hiện xong quy trình cắt tóc, mái tóc mới hợp mốt và hợp ý khách hàng sẽ là yếu tố đầu ra. Tiếp sau quy trình này là quy trình thu tiền, lưu hệ thống khách mới (nếu có) và tiễn khách.

– Quy trình mua hàng: Khách hàng có nhu cầu mua một sản phẩm điện máy gia dụng mà họ hoàn toàn ưng ý. Khi thực hiện xong quy trình mua hàng, khách hàng có thể nhận món đồ cùng với thông tin bảo hành sản phẩm. Đồng thời, nhân viên kế toán nhận tiền và nhập thông tin khách hàng và thông tin thanh toán lên hệ thống (nếu có).

Mục đích của quy trình làm việc là bảo đảm chất lượng, tiến độ và tính hiệu quả trong công việc (loại bỏ nút thắt trong quy trình làm việc và phòng ngừa các rủi ro). Tuân thủ nghiêm ngặt các quy trình làm việc còn là cơ sở cho việc dự báo đúng năng suất làm việc, và cải tiến đổi mới liên tục cách làm việc sao cho hiệu quả hơn trong doanh nghiệp.

Có hai loại quy trình làm việc:

👉 Quy trình cơ bản, mang tính chất hướng dẫn công việc (standard operating procedure – SOP): thường vạch ra các bước chính, đi kèm sơ đồ minh họa các bước để nhân viên dễ dàng nắm bắt và hiểu rõ các bước và tuần tự thực hiện. 

Mục đích của quy trình cơ bản là phục vụ cho việc thực hiện đúng quy trình. Thay vì sử dụng những thuật ngữ khó hiểu, mang đậm tính chuyên môn, quy trình cơ bản với những hình ảnh minh họa dễ hiểu sẽ không làm khó người thực hiện, giúp họ ghi nhớ quy trình một cách dễ dàng, thuận tiện. 

Quy trình này thường phải trả lời câu hỏi 5W1H:

  1. Who: Ai;
  2. What: Làm cái gì;
  3. Where: Ở đâu;
  4. When: Khi nào;
  5. What is the standard: Tiêu chuẩn ra sao;
  6. How: Làm như thế nào;

👉 Quy trình chi tiết, mang tính chất phối hợp công việc (giải quyết bài toán phối hợp): thường dùng cho mục đích lưu hồ sơ, làm căn cứ trách nhiệm công việc và cách phối hợp giữa các phòng ban. Quy trình chi tiết thường đề cao sự rõ ràng, chi tiết. Nó quy định rõ việc gì có những giai đoạn nào, ai/ phòng ban nào là người thực hiện ở mỗi giai đoạn, người đó cần phải làm gì, kết quả người đó phải đạt được là gì, chất lượng ra sao, bàn giao cho người tiếp theo như thế nào, lưu thông tin ở đâu và như thế nào… 

Quy trình này được xây dựng dựa trên nguyên lý SIPOC:

  1. Supplier: ai cung cấp thông tin đầu vào;
  2. Input: thông tin đầu vào cho từng bước;
  3. Process: các bước thực hiện;
  4. Output: kết quả đầu ra của mỗi bước;
  5. Customer: người nào tiếp nhận kết quả xử lý đầu ra.

Với những doanh nghiệp lớn, quy trình thường có sự ổn định, vậy nên đầu tư thời gian để có cả hai quy trình này là cần thiết. Tuy nhiên, với những doanh nghiệp nhỏ vốn còn đang mải mê với việc tạo lập và chỉnh sửa bộ quy trình liên tục, lời khuyên là chỉ nên thiết lập bộ quy trình cơ bản trước. Khi quy trình cơ bản đó chứng minh phù hợp và được kiểm nghiệm trong một khoảng thời gian đủ lớn thì mới nên tập trung viết tiếp quy trình chi tiết. Bởi quy trình chi tiết thường mang nặng tính hành chính, giấy tờ và mục đích của nó là tránh mâu thuẫn xung đột giữa các phòng ban ở những mô hình doanh nghiệp lớn với hàng trăm thậm chí hàng nghìn nhân viên. 

Ở những doanh nghiệp nhỏ với quy mô dưới 30 người và chưa có nhiều phòng ban (thậm chí không có phòng ban, chỉ có team/ nhóm làm việc), thì quy trình làm việc cần phải tinh gọn (lean), đơn giản, dễ nhớ, dễ hiểu. Mục đích là để nhân sự hiểu, nhớ và làm đúng các bước trong quy trình trước đã. Từ cơ sở đó, thực hiện đo lường và cải tiến quy trình, tìm ra các nút thắt trong quy trình và thay đổi trước khi thống nhất quy trình cuối cùng hiệu quả nhất.

2. Lợi ích của việc xây dựng quy trình làm việc và chuẩn hóa bộ quy trình làm việc

2.1 Tầm quan trọng của việc xây dựng quy trình làm việc và chuẩn hóa bộ quy trình làm việc

Trải nghiệm khách hàng không đồng nhất hay vấn đề về hiệu suất làm việc kém do cách thức làm việc mơ hồ, thời gian chờ lâu, thiếu sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban… vốn là một bài toán khó mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng muốn tìm cách giải quyết.

Vận hành doanh nghiệp thành công phụ thuộc vào việc điều phối các nguồn lực nội bộ một cách hiệu quả để tạo ra các giá trị cho khách hàng và doanh nghiệp. Quy trình làm việc chính là cách thức doanh nghiệp điều phối các nguồn lực nội bộ như thời gian, nhân lực, nguyên vật liệu đầu vào, thông tin đầu vào…

Khi doanh nghiệp muốn mở rộng quy mô, điều này đồng nghĩa với nhu cầu quản lý hiệu quả bộ máy nhân sự và khối lượng công việc ngày càng gia tăng. Hoặc những khi doanh nghiệp áp dụng một tiêu chuẩn mới, hoặc tái cấu trúc, hoặc nâng cấp hệ thống… nếu doanh nghiệp thiếu đi những quy trình làm việc chuẩn hóa, sẽ có nhiều mâu thuẫn lớn phát sinh trong quá trình vận hành. Nếu không được giải quyết đó có thể là những mâu thuẫn kìm hãm sự phát triển của cả tổ chức.

Xây dựng quy trình làm việc cho doanh nghiệp là công việc mất nhiều thời gian tổng hợp, thiết lập, thử nghiệm và sửa chữa. Công việc này đòi hỏi khả năng giao tiếp để làm việc với các trưởng bộ phận, khả năng tổng hợp thông tin về yêu cầu của khách hàng cũng như những kiến thức về quản trị rủi ro và quản lý công việc hiệu quả. Tuy nhiên, để doanh nghiệp tiến xa hơn, xây dựng quy trình làm việc là yêu cầu gần như bắt buộc phải thực hiện trong doanh nghiệp.

Quy trình làm việc chuyên nghiệp giúp chuẩn hóa các cách thức làm việc và sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban, nhằm mục đích tối ưu thời gian, rút ngắn thời gian chờ, giảm thiểu nút thắt và sai sót trong quá trình vận hành để nâng cao hiệu suất của cả bộ máy. Vậy nên, có thể nói rằng để doanh nghiệp hoạt động một cách trơn tru, hiệu quả, việc thiết lập các quy trình làm việc đã được chuẩn hóa với những quy định rõ ràng về nhiệm vụ của từng cá nhân, phòng ban trong quá trình thực hiện là điều vô cùng quan trọng.

2.2 Lợi ích của quy trình làm việc

Tối ưu nguồn lực, cắt giảm chi phí nhờ tăng năng suất và tối ưu, cải tiến các hoạt động vận hành: Hệ thống quy trình chuẩn, chỉ dẫn và quy định rõ ràng công việc và trình tự các việc cần phải làm sẽ giúp rút ngắn thời gian đào tạo nhân sự. Nhân sự dễ bắt nhịp hơn với công việc mà không phụ thuộc vào sự đào tạo chủ quan, đôi khi không nhất quán của nhân viên đi trước.

Cải tiến, nâng cao năng suất làm việc, tạo thuận lợi cho việc kiểm soát đánh giá hiệu quả/ hiệu suất công việc: Với quy trình, người quản lý hoàn toàn dễ dàng đo lường được hiệu quả, nhìn thấy rõ nút thắt cần điều chỉnh trong quy trình và đánh giá hiệu suất công việc (dựa theo khối lượng công việc xử lý tại các bước đã được chỉ dẫn rõ ràng). Thực hiện theo quy trình giúp cho các nhân viên đảo bảo được tiến độ công việc, chất lượng và hiệu suất lao động. Nhờ đó người quản lý có thể kiểm soát được tiến độ, chất lượng công việc, có kế hoạch tuyển dụng và sắp xếp nhân sự cho phù hợp với nhu cầu phát triển. Hơn nữa, quy trình làm việc giúp cho người quản lý giảm thiểu rủi ro trong quá trình vận hành do các đầu công việc/ nhiệm vụ đã được xác định rõ ràng

Trải nghiệm khách hàng nhất quán: Với quy trình, cùng một yêu cầu đầu vào sẽ cho những kết quả đầu ra tương đồng, nhất quán. Trải nghiệm khách hàng là một trong những kết quả đầu ra cuối cùng mà mỗi doanh nghiệp đều coi trọng. Vì nó là nguồn duy trì và phát triển khách hàng trung thành, cùng lợi nhuận và doanh số cao cho doanh nghiệp.

Với những lợi ích nêu trên, rõ ràng việc xây dựng và chuẩn hóa bộ quy trình làm việc chính là con đường dẫn tới thành công mà các nhà quản lý doanh nghiệp chắc chắn không thể bỏ qua.

Kết luận

Quản lý công việc theo bộ quy trình làm việc chuẩn hóa giúp cho người quản lí và lãnh đạo doanh nghiệp nắm bắt được bức tranh toàn cảnh của tổ chức. Đặc biệt, ở mỗi giai đoạn trong từng quy trình đều có một thời hạn xử lý công việc trung bình, đây chính là cơ sở cho người quản lý biết được các nút thắt trong quy trình, tìm hiểu xem công việc đang tắc nghẽn ở đâu và người nào đang phụ trách khâu đó. Từ đó, họ có thể ngay lập tức nhận ra vấn đề kìm hãm, cản trở tiến độ và chất lượng công việc để có thể hình thành phương án giải quyết kịp thời. 

Hơn nữa, quy trình làm việc giúp bộ máy doanh nghiệp vận hành trơn tru, xuyên suốt, hạn chế tối đa những rủi ro, sai sót trong công việc, nâng cao hiệu suất làm việc và chất lượng công việc.

Related Posts

Nguồn tham khảo:

  1. Cách lập sơ đồ quy trình sẽ giúp doanh nghiệp của bạn thành công: https://www.microsoft.com/vi-vn/microsoft-365/business-insights-ideas/resources/succeed-with-process-mapping

About the Author

Nga Nguyen is Coach, Strategist, CEO of Branding Simple. She is an MBA graduate from Warwick Business School (UK).

Having experiences in many roles from HR analytics, Staff & Client training, Internal newsletter, CSR to Data Analytics & Visualization, Product Development & Launch, System Setup & Integration,  Sales & Sales Support, Customer Service & Operations. The most of her experiences derived from the UK bank – Standard Chartered Vietnam.

Her writing is simple yet clear with a purpose to provide both the big-picture and critical points that provoke thoughts for further growth from business leaders.

Newsletter

New posts from our blog sent directly to your inbox. What a sweet deal.

Newsletter

By signing up you agree to our Privacy Policy. You can opt out anytime.

Leave a Comment

Share
branding simple thương hiệu people icon
branding simple thương hiệu people icon
branding simple thương hiệu people icon
branding simple thương hiệu lifeboy

Chán nản vì hiệu suất lao động của nhân viên thấp? Đừng lo! Chúng tôi sẽ giải cứu bạn!